Dématérialisation des marchés

2018 : La dématérialisation de la commande publique, ce qui change :

Candidats aux marchés publics (entreprises, associations…), soyez prêts : À compter du 1er octobre 2018, la dématérialisation c’est pour toutes les procédures d’achats à partir de 25 000 € HT :

Au 1er octobre, vous devrez, pour les marchés publics égaux ou supérieurs à 25 000€ HT :

• Transmettre votre candidature et votre offre par voie électronique,

• 
  Transmettre à l’acheteur vos questions, demandes d’informations par voie électronique…

• 
  Recevoir les informations et les décisions des acheteurs (lettre de rejet, notification, etc…) par voie électronique

• 
  Signer électroniquement le marché (recommandé)

Que faire d’ici le 1er octobre ?

•  Se familiariser d’ores et déjà à l’utilisation des profils d’acheteurs, tester le dépôt des plis sur les profils d’acheteurs afin de voir si l’ordinateur est bien configuré

•  Anticiper l’acquisition d’un certificat de signature électronique et l’installer sur son ordinateur.

Signature électronique :

Quels documents doivent être signés ?

Ceux qui sont indiqués comme tels dans le Règlement de la Consultation (RC).
Il s'agit le plus souvent de l'Acte d'Engagement, du Bordereau des prix unitaires ou de la Décomposition du prix global et forfaitaire.

• Il convient de vérifier dans le RC de chaque consultation ce qui est écrit.

Qui doit signer ?

• Si vous êtes un candidat individuel, c’est la personne ayant qualité à engager la société

• Si vous faite partie d’un groupement momentané d’entreprises (co-traitance), soit tous les membres du groupement, soit le mandataire habilité à les représenter en vertu d’un mandat express, qui est joint à l’offre.

Comment signer ?

La signature électronique se présente le plus fréquemment sous forme d’un support type « clé USB » sur laquelle est implanté le
certificat de signature et elle doit être remise uniquement au titulaire du certificat, par un prestataire habilité qui vérifie son
identité.

La signature électronique n’est pas nécessairement visible (parfois une empreinte est apparente) dans le document ou sur le
document. Un document signé à la main puis scanné n’a pas la valeur d’un document signé électroniquement.

Comment choisir le bon certificat de signature ?

• Si vous ne disposez pas de certificat, il faut acheter une signature électronique au minimum avancée reposant sur un certificat

qualifié conforme au règlement eIDAS. Vous pouvez acheter votre certificat auprès des prestataires de service de confiance
numérique : https://www.ssi.gouv.fr/administration/visade-securite/visas-de-securite-le-catalogue/

• En attendant, si vous disposez d’un certificat RGS, utilisez-le le temps de vous équiper d’un certificat eIDAS.

→ Vérifiez que votre entreprise ne dispose pas déjà de certificats qui seraient utilisables dans les marchés publics : les certificats sont souvent utilisables pour différents usages (exemple : déclaration TVA…)

Le profil acheteur, le site qui vous aide à dématérialiser en toute sécurité :

Souvent appelé plateforme de dématérialisation, le profil acheteur vous permet de prendre connaissance et de télécharger les documents de la consultation puis de transmettre votre réponse et d'échanger avec l’acheteur.

Le profil d'acheteur de la ville de Tours est achatpublic que vous pouvez retrouver à l'adresse :

https://tours.achatpublic.com/sdm/ent/gen/index.do

• Vous pouvez tester la configuration de votre poste et la remise de plis dans un environnement test sécurisé à l'adresse :

https://www.achatpublic.com/sdm/ent/model/ent_accueilOutil.jsp?pageDemandee=/ent/outils/verificationPreRequis.jsp

→ Respectez les délais de remise des candidatures et des offres !

N’attendez-pas la dernière minute, faites-le la veille et prévoyez le temps nécessaire pour que votre réponse soit reçue dans les
délais (fin du téléchargement), surtout si vos fichiers sont volumineux et votre réseau à faible débit. La date et l’heure limite sont
fixées dans l’avis de publicité ou les documents de consultation. En cas de difficulté, le profil acheteur dispose d’un support au
moins téléphonique.

Après votre dépôt sur le profil d’acheteur, vous recevrez un accusé réception.

Après le 1er octobre 2018, vous pourrez continuer à transmettre à l’acheteur, une copie de sauvegarde sur support papier ou
électronique qui doit être reçue avant la clôture de la consultation. Cette copie est destinée à se substituer à l’offre électronique en
cas d’anomalie empêchant la prise en compte de votre offre électronique.

Candidature aux marchés publics :

• Que contient-elle ?

Il s’agit de l’engagement de votre entreprise à disposer des capacités juridiques, techniques et financières pour se porter candidate.

• Quelle forme ?

Depuis avril 2018, le document unique de marché européen (DUME), version dématérialisée, comportant des données structurées, est disponible. D’autres supports, tels les formulaires DC1/DC2 de la DAJ… sont également utilisables, même s’ils ont vocation à disparaître progressivement au profit du DUME.

• Quel intérêt de candidater avec un DUME ?

Le DUME vous permet :

• de déclarer sur l’honneur que vous pouvez candidater à un marché public

• d’indiquer que vous n’entrez pas dans un des cas d’interdiction de soumissionner

• d’indiquer que vous remplissez les critères de sélection choisis par l’acheteur.

• Vous avez déjà candidaté à un précédent marché passé par la Ville de Tours :

A compter du 1er octobre 2018, pour les marchés formalisés (au-dessus des seuils formalisés), vous n’avez plus besoin de joindre les documents justificatifs transmis précédemment à l’acheteur si ceux-ci demeurent valables.

• Facturation électronique :

L’obligation d’émettre une facture électronique est échelonnée dans le temps entre 2017 et 2020 en fonction de la taille des entreprises (à compter de 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et les personnes publiques, à compter du 1er janvier 2018 pour les entreprises de plus de 250 salariés).

Pour cela, les factures doivent être déposées sur la solution nationale CHORUS PRO.

La Ville de Tours vous permet de le faire depuis janvier 2017.

• Pour plus d’informations : www.chorus-pro.gouv.fr

Dématérialisation de la commande publique